E.2012 Abteilung Sport: Elektronische Ablage Fileshare-Laufwerk Abteilung Sport (G-Sport), 2000-2015 (Zugang)

Archivplan-Kontext

Staatsarchiv des Kantons Obwalden
- E Zugänge ab 1981 (1840 (ca.)-)
  - Amt für Kultur und Sport

Angaben zur Identifikation
Signatur:	E.2012
Titel:	Abteilung Sport: Elektronische Ablage Fileshare-Laufwerk Abteilung Sport (G-Sport)
Entstehungszeitraum:	2000 - 2015
Stufe:	Zugang
Umfang:	Grösse auf Datenträger ca. 1.25 Gigabyte (vor Ingest) mit 5'455 Dateien in 770 Strukturordnern.

Angaben zum Kontext

Archivierungsgeschichte:

Mit dem Aufkommen der Büroautomation in der 1990er-Jahren entstanden in der kantonalen Verwaltung elektronische Unterlagen. Diese dienten anfänglich ausschliesslich der Produktion von Papierunterlagen, standen allmählich gleichberechtigt neben den Papierunterlagen (hybride Ablage) oder ersetzten das Papier teilweise vollständig. Bis zur Einführung eines Records Management Systems (RMS) 2015 erfolgte die Ablage der elektronischen Unterlagen in der kantonalen Verwaltung des Kantons Obwalden auf Fileshare-Laufwerken. Jedes Amt arbeitete mit einem oder mehreren Fileshare-Laufwerken, ohne dass ein Ordnungssystem eingehalten wurde. Die Ablage war entsprechend individuell und unkontrolliert gestaltet ("wilde Fileablage"). Neben den Fileshare-Laufwerken stand den Mitarbeitenden zudem ein persönliches P-Laufwerk zur Verfügung. Obwohl nicht dafür vorgesehen, wurden darauf geschäftsrelevante Unterlagen abgelegt. Insbesondere dann, wenn die Unterlagen als besonders "wichtig" oder "sensibel" eingestuft wurden. Die dort abgespeicherten Unterlagen wurden bei einem Stellenwechsel unwiederbringlich gelöscht. Daraus resultieren nicht dokumentierte Überlieferungslücken.
Bei der Einführung des RMS übertrugen die Amtsstellen die aktuellen Unterlagen ins neue System. Die restlichen Unterlagen blieben auf den Fileshare-Laufwerken.

Angaben zu Inhalt und Struktur
Inhalt:	Bei den hier übernommenen Unterlagen handelt es sich um eine teilweise zufällige, mehr oder minder individuell strukturierte Sammlung von Unterlagen. Die hier verzeichneten Titel der Serien geben nicht in jedem Fall einen abschliessenden Hinweis auf die tatsächlich darin abgelegten Unterlagen. Die Abteilung Sport dokumentierte auf ihrem Fileshare-Laufwerk neben administrativen Aufgaben der Sportverwaltung und des Schulsports hauptsächlich die Förderung und Unterstützung des Programms Jugend und Sport. Ebenfalls dokumentiert sind die an verschiedene Vereine, Anlässe und Einzelpersonen ausbezahlten Swisslos Beiträge.
Bewertung und Kassation:	Das Staatsarchiv hat einen Teil der Unterlagen auf den Fileshare-Laufwerken trotz der inhärenten Problematik (Redundanz, Überschneidung mit Papierunterlagen, semi- bis chaosstrukturierte Ablage) grundsätzlich als archivwürdig taxiert, weil sie wesentliche Aufgaben der Staatsverwaltung dokumentieren und die Überlieferung auf Papier nicht systematisch garantiert ist. Eine inhaltliche Bewertung des Fileshare-Laufwerks erfolgte auf den obersten zwei bis drei Ebenen des Fileshare-Laufwerks. Dabei wurden mehrere als nicht archivwürdig bewertete Serien gelöscht. Die Kassationen sind in den Filereports -Ablieferung und -SIP sowie zum Teil in den Ablieferungsunterlagen dokumentiert. Auf Grund der inhaltlichen Bewertung wurden grossmehrheitlich Installationsdateien, Vorlagen, nicht geschäftsrelevante Unterlagen und Unterlagen ohne Federführung bei der aktenbildenden Stelle gelöscht. Generell wurde auf Grund der vorhandenen deskriptiven Metadaten über die Archivwürdigkeit einzelner Positionen innerhalb der Fileshare-Laufwerke entschieden. Aus arbeitsökonomischen Gründen führte das Staatsarchiv keine inhaltliche Bewertung auf den teilweise weit verzweigten unteren Hierarchiestufen der Fileablagen durch. Aus technischen Gründen (undurchführbare Formatmigration, korrupte oder passwortgeschützte Dateien) wurden vereinzelt Dateien aus den übernommenen Serien herausgelöscht. Die Löschung erfolgte nur, wenn die Einzeldateien inhaltlich als nicht archivwürdig eingeschätzt wurden.
Ordnung und Klassifikation:	Das Staatsarchiv hat bei der Erschliessung des Fileshare-Laufwerks G-Sport Veränderungen an der bestehenden Ordnung vorgenommen. Auf Grund der individuellen und unkontrollierten Ablage war eine Verbesserung der bestehenden Ordnung durch das Staatsarchiv nur punktuell möglich. Dazu waren zum Teil Eingriffe in die bestehende Ablagestruktur nötig. Die Verzeichnung erfolgt nur bis auf die zweite Stufe der Fileshare-Ablage. Dieser Stufe wurde bei der Verzeichnung die Stufe Dossier zugeordnet, auch wenn darunter teilweise noch mehrere Substufen vorkommen können. Die Dossierbezeichnungen im Feld Titel wurden vom Archiv teilweise angepasst. Abkürzungen wurden aufgelöst, Titelmetadaten präzisiert oder ergänzt. Von der unveränderten Datenablage der Ablieferung wurde zwecks Dokumentation der zum Zeitpunkt der Übernahme vorhandenen Struktur und Metadaten (Ablagestruktur, Format und letzte Änderung) ein CSV-Report erstellt und im Dossier Filereport Ablieferung abgelegt. Die Struktur und Metadaten der Ablieferung nach der Bearbeitung durch das Staatsarchiv sind im CSV-Report im Dossier Filereport SIP dokumentiert. Anhand dieser Filereports lassen sich vom Staatsarchiv vorgenommene Änderungen an Struktur und Metadaten nachvollziehen.

Angaben zur Benutzung

Physische Beschaffenheit:

Elektronische Primärdaten.
Gemäss der zum Zeitpunkt der Übernahme gültigen Organisationsvorschrift des Staatsarchivs erfolgte eine Konvertierung der elektronischen Unterlagen in archivtaugliche Dateiformate. Die Konvertierung führte zum Teil zu technisch bedingten Veränderungen der Dateien, zum Beispiel falsches Datum in der Datumszeile auf Grund von dynamischen Datumsfeldern oder falscher Dateipfad in der Fusszeile.
Die im Paket (Archival Information Package AIP) enthaltenen Daten weisen teilweise sehr lange Dateipfade auf. Die Länge der Dateipfade kann beim Entpacken eines Pakets (Dissemination Information Package DIP) zu Problemen führen. Diese Probleme können umgangen werden, indem das Paket an einem Speicherort mit möglichst kurzem Dateipfad entpackt wird und der Dateiname des ZIP-Files bei Bedarf verkürzt wird.