Angaben zur Identifikation |
| Signatur: | E.2021 |
| Titel: | Departementssekretariat Bau- und Raumentwicklungsdepartement: Elektronische Ablage Fileshare-Laufwerk Geschäftsleitungsprotokolle Bau- und Raumentwicklungsdepartement (G-Departement) |
| Entstehungszeitraum: | 2005 - 2015 |
| Stufe: | Zugang |
| Umfang: | Grösse auf Datenträger ca. 0.026 Gigabyte (vor Ingest) mit 415 Dateien in 149 Strukturordnern. |
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Angaben zum Kontext |
| Archivierungsgeschichte: | Mit dem Aufkommen der Büroautomation in den 1990er-Jahren entstanden in der kantonalen Verwaltung elektronische Unterlagen. Diese dienten anfänglich ausschliesslich der Produktion von Papierunterlagen, standen allmählich gleichberechtigt neben den Papierunterlagen (hybride Ablage) oder ersetzten das Papier teilweise vollständig. Bis zur Einführung eines Records Management Systems (RMS) 2015 erfolgte die Ablage der elektronischen Unterlagen in der kantonalen Verwaltung des Kantons Obwalden auf Fileshare-Laufwerken. Jedes Amt arbeitete mit einem oder mehreren Fileshare-Laufwerken, ohne dass ein Ordnungssystem eingehalten wurde. Die Ablage war entsprechend individuell und unkontrolliert gestaltet ("wilde Fileablage"). Neben den Fileshare-Laufwerken stand den Mitarbeitenden zudem ein persönliches P-Laufwerk zur Verfügung. Obwohl nicht dafür vorgesehen, wurden darauf geschäftsrelevante Unterlagen abgelegt. Insbesondere dann, wenn die Unterlagen als besonders "wichtig" oder "sensibel" eingestuft wurden. Die dort abgespeicherten Unterlagen wurden bei einem Stellenwechsel unwiederbringlich gelöscht. Daraus resultieren nicht dokumentierte Überlieferungslücken.
Bei der Einführung des RMS übertrugen die Amtsstellen die laufenden Unterlagen ins neue System. Die restlichen Unterlagen blieben auf den Fileshare-Laufwerken. |
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Angaben zu Inhalt und Struktur |
| Inhalt: | Bei den hier übernommenen Unterlagen handelt es sich um die Geschäftsleitungsprotokolle des Bau- und Raumentwicklungsdepartements. |
| Bewertung und Kassation: | Das Staatsarchiv hat einen Teil der Unterlagen auf den Fileshare-Laufwerken trotz der inhärenten Problematik (Redundanz, Überschneidung mit Papierunterlagen, semi- bis chaosstrukturierte Ablage) grundsätzlich als archivwürdig taxiert, weil sie wesentliche Aufgaben der Staatsverwaltung dokumentieren und die Überlieferung auf Papier nicht systematisch garantiert ist. Vom Fileshare-Laufwerk G-Departement wurden nur die Geschäftsleitungsprotokolle übernommen. Die restlichen als nicht archivwürdig taxierten Unterlagen wurden kassiert. Die Kassationen sind in den Filereports -Ablieferung und -SIP sowie zum Teil in den Ablieferungsunterlagen dokumentiert. Auf Grund der inhaltlichen Bewertung wurden grossmehrheitlich Installationsdateien, Vorlagen, nicht geschäftsrelevante Unterlagen und Unterlagen ohne Federführung bei der aktenbildenden Stelle gelöscht. Generell wurde auf Grund der vorhandenen deskriptiven Metadaten über die Archivwürdigkeit einzelner Positionen innerhalb der Fileshare-Laufwerke entschieden. |
| Ordnung und Klassifikation: | Das Staatsarchiv hat bei der Erschliessung des Fileshare-Laufwerks G-Departement keine Veränderungen an der bestehenden Ordnung der Geschäftsleitungsprotokolle vorgenommen. Die Dossierbezeichnungen im Feld Titel wurden vom Archiv teilweise angepasst. Abkürzungen wurden aufgelöst, Titelmetadaten präzisiert oder ergänzt.
Von der unveränderten Datenablage der Ablieferung wurde zwecks Dokumentation der zum Zeitpunkt der Übernahme vorhandenen Struktur und Metadaten (Ablagestruktur, Format und letzte Änderung) ein CSV-Report erstellt und im Dossier Filereport Ablieferung abgelegt. Die Struktur und Metadaten der Ablieferung nach der Bearbeitung durch das Staatsarchiv sind im CSV-Report im Dossier Filereport SIP dokumentiert. Anhand dieser Filereports lassen sich vom Staatsarchiv vorgenommene Änderungen an Struktur und Metadaten bei Bedarf nachvollziehen. |
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Angaben zur Benutzung |
| Physische Beschaffenheit: | Elektronische Primärdaten. |
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Weitere Bemerkungen |
| Archivalienart: | Akten |
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URL für diese Verz.-Einheit |
| URL: | https://query.staatsarchiv.ow.ch/detail.aspx?ID=420600 |
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