E.2003 Landschreiber und Staatskanzlei: Elektronische Ablage Fileshare-Laufwerk Landschreiber und Staatskanzlei (G-STK), 1996-2015 (Zugang)

Archivplan-Kontext

Staatsarchiv des Kantons Obwalden
- E Zugänge ab 1981 (1840 (ca.)-)
  - Staatskanzlei

Angaben zur Identifikation
Signatur:	E.2003
Titel:	Landschreiber und Staatskanzlei: Elektronische Ablage Fileshare-Laufwerk Landschreiber und Staatskanzlei (G-STK)
Entstehungszeitraum:	1996 - 2015
Entstehungszeitraum, Anm.:	Die grosse Mehrheit der Unterlagen entstand im Zeitraum 1998-2015.
Stufe:	Zugang
Umfang:	Grösse auf Datenträger ca. 2.79 Gigabyte (vor Ingest) mit 9'210 Dateien in 836 Strukturordnern.

Angaben zum Kontext

Archivierungsgeschichte:

Mit dem Aufkommen der Büroautomation in der 1990er-Jahren entstanden in der kantonalen Verwaltung elektronische Unterlagen. Diese dienten anfänglich ausschliesslich der Produktion von Papierunterlagen, standen allmählich gleichberechtigt neben den Papierunterlagen (hybride Ablage) oder ersetzten das Papier teilweise vollständig.

Bis zur Einführung eines Records Management Systems (RMS) 2015 erfolgte die Ablage der elektronischen Unterlagen auf Fileshare-Laufwerken. Jedes Amt arbeitete mit einem oder mehreren Fileshare-Laufwerken, ohne dass ein Ordnungssystem eingehalten wurde. Die Ablage war entsprechend individuell und unkontrolliert gestaltet ("wilde Fileablage"). Neben den Fileshare-Laufwerken stand den Mitarbeitenden zudem ein persönliches P-Laufwerk zur Verfügung. Obwohl nicht dafür vorgesehen, wurden darauf geschäftsrelevante Unterlagen abgelegt. Insbesondere dann, wenn die Unterlagen als besonders "wichtig" oder "sensibel" eingestuft wurden. Die dort abgespeicherten Unterlagen wurden bei einem Stellenwechsel unwiederbringlich gelöscht. Daraus resultieren nicht dokumentierte Überlieferungslücken.

Bei der Einführung des RMS übertrugen die Amtsstellen die aktuellen Unterlagen ins neue System. Die restlichen Unterlagen blieben auf den Fileshare-Laufwerken.

Angaben zu Inhalt und Struktur
Inhalt:	Das Fileshare-Laufwerk G-STK wurde vor allem von den Landschreibern und vom Staatskanzlei Sekretariat des Regierungsrats als Ablage genutzt. Bei den hier übernommenen Unterlagen handelt es sich um eine teilweise zufällige, mehr oder minder individuell strukturierte Sammlung von Unterlagen. Die hier verzeichneten Titel der Serien geben nicht in jedem Fall einen abschliessenden Hinweis auf die tatsächlich darin abgelegten Unterlagen.
Bewertung und Kassation:	Das Staatsarchiv hat die Unterlagen auf den Fileshare-Laufwerken trotz der oben erörterten Problematik (Redundanz, Überschneidung mit Papierunterlagen, semi- bis chaosstrukturierte Ablage) grundsätzlich als archivwürdig taxiert, weil sie wesentliche Aufgaben der Staatsverwaltung dokumentieren und die Überlieferung auf Papier nicht systematisch garantiert ist. Eine inhaltliche Bewertung des Fileshare-Laufwerks erfolgte zusammen mit der aktenbildenden Stelle auf der obersten Ebene des Fileshare-Laufwerks. Dabei wurden mehrere als nicht archivwürdig bewertete Serien gelöscht und in den Ablieferungsunterlagen dokumentiert. Auf Grund der inhaltlichen Bewertung wurden grossmehrheitlich Installationsdateien, Vorlagen, nicht geschäftsrelevante Unterlagen und Unterlagen ohne Federführung bei der aktenbildenden Stelle gelöscht. Aus arbeitsökonomischen Gründen führte das Staatsarchiv keine inhaltliche Bewertung auf den teilweise weit verzweigten unteren Stufen durch. Aus technischen Gründen (undurchführbare Formatmigration, korrupte oder passwortgeschützte Dateien) wurden vereinzelt Dateien aus den übernommenen Serien herausgelöscht. Die Löschung erfolgte nur, wenn die Einzeldateien inhaltlich als nicht archivwürdig eingeschätzt wurden. Von der unveränderten Datenablage der Ablieferung wurde zwecks Dokumentation der zum Zeitpunkt der Übernahme vorhandenen Metadaten (Ablagestruktur, Format und letzte Änderung) ein CSV-Report erstellt und in der Serie Filereport Ablieferung abgelegt.
Ordnung und Klassifikation:	Das Staatsarchiv hat das Fileshare-Laufwerk G-STK in der bestehenden Ordnung übernommen. Auf Grund der individuellen und unkontrollierten Ablage war eine Verbesserung der bestehenden Ordnung durch das Staatsarchiv nicht möglich. Die Verzeichnung erfolgt nur bis auf die zweite Stufe der Fileshare-Ablage. Dieser Stufe wurde bei der Verzeichnung die Stufe Serie (Gruppe) zugeordnet, auch wenn darunter teilweise noch mehrere Substufen (Subserien, Dossiers, Subdossiers usw.) vorkommen können. Die Serien geben die vom Aktenbildner vergebenen Bezeichnungen der Serien wieder. In Fällen in denen die Bezeichnungen des Aktenbildners nicht verständlich oder eindeutig waren, wurden sie leicht angepasst.

Angaben zur Benutzung

Physische Beschaffenheit:

Elektronische Primärdaten.

Gemäss der zum Zeitpunkt der Übernahme gültigen Organisationsvorschrift des Staatsarchivs erfolgte eine Konvertierung der elektronischen Unterlagen in archivtaugliche Formate. Die Konvertierung führte zu technisch bedingten Veränderungen der Dateien, zum Beispiel fehlende Darstellung des Logos in der Kopfzeile, falsches Datum in der Datumszeile, falscher Dateipfad in der Fusszeile. Die Fehler sind in der Projektdokumentation zur Übernahme der G-Laufwerke dokumentiert.

Auf Grund der Grösse des Submission Information Packages (SIP) musste die Ablage in zwei SIPs aufgeteilt werden. Das erste SIP mit der PID CH-001455-2:21447 beinhaltet die Serien E.2003:01-E.2003:04, das zweite SIP mit der PID CH-001455-2:21448 beinhaltet die Serien E.2003:05-E.2003:08.

Die im Paket (Archival Information Package AIP) enthaltenen Daten weisen zum Teil sehr lange Dateipfade auf. Die Länge der Dateipfade kann beim entpacken eines Pakets (Dissemination Information Package DIP) zu Problemen führen. Diese Probleme können umgangen werden, indem das Paket an einem Speicherort mit möglichst kurzem Dateipfad entpackt wird.